前回のGPTsのブログで思いのほかたくさんの問い合わせや相談をいただいています。そこまで専門性の高い情報ではないのですが、意外とこういった非エンジニアによる技術ノウハウ的なものは需要があるのかもしれません。今回はその第二弾として、顧客管理システムをNotionでサクッと作ってみよう、というテーマです。
talentalでは、以下のシーンでNotionというツールを使っています。
- プロジェクトマネジメント
- 社内ポータル、Wiki
- 顧客管理システム
- タレント（人材）管理システム
Notionについてはもはや説明不要かもしれませんが、ドキュメントやタスク管理、データベース、あとはサイトまで作ることができる万能ツールです。
プロジェクトマネジメントと社内ポータルのほうは、今回は説明を割愛します。また機会があればそこだけピックアップして紹介しようと思います。今回は、顧客管理システムとタレント（人材）管理システムをNotionで構築してみよう、という話です。この2つ、用途は違いますが構造としては同じです。
これを実装すると、Webサイト上のフォームに入力されたデータを、Notionのデータベースに自動で登録し、閲覧だけでなく検索やメモ、メール配信などを行うことができます。簡単に図にすると、以下のようになります。
Googleフォーム+スプレッドシート+GAS（Google Apps Script）でも似たような構造は実現できるのですが、以下の3点が実装できないことがボトルネックでした（もしかしたら自分の勉強不足なだけで可能なのかもしれませんが）。
- Googleフォームっぽいデザインになってしまうので、あくまでWebサイトと同じデザインのフォームにしたい
- Webサイトから外部サイトであるGoogleフォームに遷移させたくない
- 検索やソート、メモを使えるようにしたい（データベースを上書きできるようにしたい）
そのため、Notionのデータベース機能を使って、顧客管理システムとタレント（人材）管理システムを作ることに決めました。整理するために、Googleフォームとの違いをまとめておきます。
| 項目 | Googleフォーム | Notion |
|---|---|---|
| フォームのデザイン | サイトと異なる | サイトと同じ |
| データベース化 | できる | できる |
| 検索・ソート | できない | できる |
| メモ | できない | できる |
| メール配信 | できる （GAS） | できる （Notion Sender） |
| CSV出力 | できる | できる |
| 料金 | 無料でOK | 無料でOK |
実際の作り方は？
これをどう作るかについては、検索するとたくさん記事が出てくるのでそれを見たほうが参考になると思いますが、おおまかな流れは以下のようになります。
前提
WebサイトがWordPressで構築されており、フォームはContact Form 7を使っている状態が必要です。
作り方
- ステップ1：WordPressでフォーム（Contact Form 7）を構築する
- ステップ2：Notionでデータベースを作る
- ステップ3：WordPressに「CF7 to Notion」というプラグインを導入する
- ステップ4：上記のプラグインを使って、Contact Form 7とNotionを連携させる
すごく説明が雑ですが、くわしくは以下のような記事を見たほうがわかりやすいと思います。
この方法、今のところ事業のオペレーションとしてはうまく回っており、いちおう実用には耐えられる水準には届いているかなと思います。もう少しデータ量が増えてくるとさすがにNotionの限界が来るような感じもしていますが、スプシ管理は限界だけど有料ツールを入れる意思決定をするにはちょっと躊躇してしまう…という事業立ち上げの初期フェーズではこの方法が役に立つかもしれません。
また、この方法は割といろんなシーンに応用が効くと思っており、アンケート回収、採用活動の応募管理、営業活動の顧客管理、社内タレントマネジメント、セミナーやイベント予約管理など、短期間でサクッと作りたい時に使えそうです。
